jueves, 07 de julio de 2022

La conciliación bancaria: ¿Qué es y cómo se hace?

La manera de asegurar que disponemos de información veraz, real y actualizada para nuestro negocio

Cuando se crea una empresa, se comienza a escuchar términos que no tenemos muy claros. Este bien podría ser el concepto de la ‘conciliación bancaria’. Si bien no es un proceso obligatorio, sí que es muy recomendable que cada empresa lo haga para controlar su tesorería. Ahorra problemas, complicaciones y dolores de cabeza cuando llega el momento de cuadrar cuentas. Te explicamos qué es la conciliación, cómo funciona y para qué sirve. 


Qué es la conciliación bancaria

La conciliación bancaria se puede definir como un proceso que armoniza los registros de contabilidad de nuestra empresa con nuestras cuentas bancarias. ¿Qué se consigue con esto? Más facilidad de movimientos, justificación de ingresos y gastos y un preciso control más elevado de todo lo relacionado con dinero.


banca conciliación


Ese es realmente el significado de la palabra ‘conciliar’, hacer compatibles dos cosas, en este caso la contabilidad de tu empresa y tus cuentas bancarias. Gracias a ella se consigue hacer una comparación exacta de los apuntes de la empresa con los movimientos que suceden en el banco.


Es tan sencillo como comprobar los gastos e ingresos que se reflejan en las cuentas con los datos que arroje el mejor programa de contabilidad que hayamos elegido para operar en nuestro negocio. Por ejemplo, imagina que ves un cargo en la cuenta de 150 euros por una factura de electricidad. Será tan sencillo como buscar la factura electrónica que debieron enviarnos y asegurarnos de que el importe es el mismo.



Lo mismo sucede en el caso de los ingresos. Es necesario tener a mano las facturas que hagamos a nuestros clientes con el fin de comparar lo que le solicitamos con lo que nos han ingresado. Si las cuentas cuadran, todo estará en orden. 


Por qué es importante la conciliación bancaria

La conciliación bancaria es un proceso que todas las empresas, sin importar el tamaño que tengan, deben tomarse muy en serio, ya que gracias a él se puede mantener saludable la contabilidad de la empresa. Existen varios motivos que destacan la importancia de aplicarla:

Detectar y solventar errores

Nadie puede negar a estas alturas que la contabilidad es uno de los pilares de los negocios. Si las cuentas no cuadran, el negocio irá a la quiebra o como poco, tendrá que cerrar. Gracias a la conciliación bancaria, se consigue detectar cualquier error o descuadre por pequeño que sea, lo que nos da la oportunidad de solventarlo lo antes posible.


Es probable que encuentres errores, casi siempre los hay, algunos pueden venir de dentro de tu empresa, pero es probable que otros sean externos, como por ejemplo, cargos que no se debían hacer. Si no se está pendiente de estos inconvenientes, seguramente tendrás agujeros en tu contabilidad y perderás dinero.

Comprobar las transacciones

Es importante que cada una de las transacciones que se hacen en la empresa se reflejen en los libros de contabilidad. La conciliación bancaria permite saber si esto ha sido así. ¿Cómo? Si hay alguna transacción reflejada en las cuentas bancarias que no aparece en la empresa. No hay problema, tienes tiempo de solucionarlo.

Decisiones de calidad

Gracias a la conciliación bancaria, tomaremos decisiones de calidad, ya que la información es poder, poder de tomar decisiones. Cuanto mayor sea la información que tengamos y más precisa, mejores decisiones podremos tomar. Y además, la conciliación bancaria nos asegura que disponemos de información veraz, real y actualizada. 


Seguridad y confianza ante inspecciones

Las inspecciones y auditorías son más comunes de lo que pensamos, por lo que estar preparados y con las cuentas saneadas nos inspira la confianza y seguridad que necesitamos para afrontarlas con calma. Sabremos a ciencia cierta que nuestras cuentas bancarias coinciden al milímetro con los registros de contabilidad de la empresa.

Se previenen pérdidas

No se trata solo de encontrar errores, sino que es posible que tengas un programa o sistema para llevar la contabilidad y este no esté funcionando. Esto te permite reconocerlo, revisarlo y replantearlo si es necesario.

Una visión del rendimiento de tu empresa

La conciliación bancaria permite tener una perspectiva general de la rentabilidad de tu empresa, ya que tendrás todos los números a mano, sin necesidad de volver a hacer cuentas cada vez que quieras conocer el funcionamiento del negocio.


Estos son algunos de los beneficios más destacados de la conciliación bancaria. Ahora bien, para que esta realmente funcione se requiere llevarla a cabo con periodicidad. Lo recomendable es hacerla una vez al mes, como mínimo. Hay empresas que incluso deciden hacerla un par de veces al mes. Ahora bien, la pregunta que surge es cómo hacerla. 


Cómo se hace la conciliación bancaria

Para ver si se han sucedido descuadres, lo cual es de lo más normal, hay que tener la contabilidad de la empresa al día. Debes asegurarte de que están incluidos todos los ingresos, gastos y demás números, para que se encuentre el menor número de errores posible. Para realizar la conciliación bancaria necesitarás:



  • Facturas recibidas y emitidas, cheques emitidos y cobrados, pagarés si hubiera, cantidades de dinero recibidas, retiradas de efectivo, tickets de gastos de la empresa. En definitiva, cualquier tipo de movimiento que se haya hecho con el dinero. Es importante que tus gastos personales sean independientes de las cuentas del negocio.
  • Extractos bancarios. Si tienes la banca online, lo cual es lo más cómodo para una empresa, solo tienes que descargarlos por ti mismo. Así ahorras tiempo de tener que solicitarlos al banco.
  • La conciliación del mes anterior para hacer la comparativa. 


Hay dos maneras de hacer la conciliación bancaria:

Manual

Esta forma se hace a través de un Excel o en papel. Es una manera obsoleta que da lugar a muchos errores, pero aún hay empresas, especialmente pequeñas que deciden hacerlo de este modo. Es mucho más sencillo con el Excel, pues arroja el saldo inicial y el final y se pueden comprobar las diferencias si las hubiera.


Para hacer una comprobación concisa habrá que marcar las operaciones que hayamos comprobado y señalar los movimientos en los que detectemos algún error. Hay que tener en cuenta que puede haber errores comunes como alguna operación en los libros que no se ha reflejado en el banco, o viceversa.



Este proceso es complicado y se puede hacer mucho más sencillo si contamos con herramientas informáticas que lo hagan por sí mismas. Llevar a cabo cada uno de los procesos contables de un negocio a mano, se convertirá en un gran quebradero de cabeza, en el que es posible que no te cuadren los números por más que lo intentes.


Automática

Si eliges un programa de contabilidad adecuado con el que realizar facturas, emitir cheques y dejar reflejados todos los gastos e ingresos de tu empresa, todo será mucho más fácil. En ese caso, tan solo habrá que arrojar esos datos a la conciliación y dejar que el programa haga las comparaciones. Es probable que surjan muchos menos errores que haciéndolo manualmente. Solo tendrás que ver cómo todo cuadra, y en caso de que no sea así, buscar la cantidad que no se refleja, la cual te arrojará el programa.



Tú eres quien eliges cada cuánto tiempo y en qué forma, si automática o manual, decides hacer la conciliación, porque nadie mejor que tú conoce las circunstancias y necesidades de tu negocio.



Conclusión

La contabilidad es el pilar de toda empresa, pues lo que se busca siempre es que los números cuadren y que ofrezca una alta rentabilidad, pues sin eso, ¿de qué sirve un negocio? La conciliación bancaria te permite armonizar y sanear tus cuentas, pues facilita la detección de errores, y permite hacer los cambios y ajustes necesarios cuando surjan problemas o se detecten errores.


Ya hemos visto que hay dos formas de llevarla a cabo, una más tediosa que otra. Es por ello por lo que te aconsejamos que te hagas con un Software Inteligente de Gestión para pymes o ERP potente que te permita hacer asientos automáticos y te facilite mucho trabajo, te ahorre tiempo y dinero.



No pases por alto la importancia de la conciliación bancaria, ya que gracias a ella sanearás las cuentas de tu empresa y estarás al día con la contabilidad, sin miedo a posibles inspecciones.


Imagen: Pixabay.


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